Metode apa yang kamu gunakan ketika membuat sebuah proyek? Ada banyak metode yang bisa digunakan. Salah satu metode yang sering digunakan dalam project management adalah SMART.
Metode ini umum digunakan untuk mendapatkan gambaran objektif dari sebuah proyek yang akan dilaksanakan.
Bagaimana cara menggunakan metode ini? Simak selengkapnya dalam artikel berikut.
Mengenal Metode SMART
SMART adalah singkatan dari lima elemen yang digunakan dalam sebuah metode untuk membuat sebuah project management.
Kelima elemen tersebut adalah specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound goals.
Lima elemen ini menurut Instagantt merupakan elemen yang penting dalam menentukan tujuan dari sebuah proyek.
1. Specific
Saat menetapakan tujuan untuk proyek akan kamu lakukan, tujuan tersebut harus jelas dan spesifik. Jika tidak, kamu akan kesulitan ketika harus fokus pada proyek tersebut.
Kamu bisa mempertimbangkan beberapa hal berikut ketika menentukan proyek yang akan dibuat.
- Tujuan apa yang ingin dicapai.
- Apa alasan tujuan tersebut dan mengapa tujuan tersebut penting.
- Tentukan siapa saja yang akan terlibat untuk mencapai tujuan tersebut.
- Jika membutuhkan lokasi, tentukan lokasi yang relevan dengan tujuan.
- Identifikasi persyaratan atau hambatan yang dapat menjadi masalah dalam proses pelaksanaan.
2. Measurable
Saat menentukan tujuan proyek, kamu harus memastikan bahwa tujuan tersebut dapat diukur. Dengan begitu, kamu dapat melacaknya.
Untuk itu, tentukan tugas yang spesifik. Tetapkan apa saja yang harus diselesaikan dan kapan tugas tersebut harus selesai. Ini akan memudahkanmu mengawasi jalannya proyek.
3. Achievable
Unsur berikutnya dalam metode SMART adalah achievable.
Agar tujuan proyekmu dapat tercapai, tujuan tersebut harus realistis. Kamu boleh membuat proyek yang menantang tetapi tetap memungkinkan.
Jadi, perhatikan baik-baik peluang yang sebelumnya terlewatkan. Pikirkan juga sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan tersebut.
Kamu bisa melibatkan anggota timmu dalam menetapkan tujuan proyek. Dengan begitu, mereka dapat memilih area proyek yang akan dikerjakan tergantung pada keahlian dan kemampuan mereka.
4. Relevant
Tujuan proyek haruslah relevan dengan misi perusahaan. Paling tidak, tujuan tersebut mencerminkan satu atau lebih dari nilai inti perusahaan.
Untuk memastikan proyek memberikan hasil yang diharapkan, kamu harus memastikan bahwa setiap tujuan proyek konsisten dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
5. Time-bound goals
Kamu perlu memiliki tenggat waktu yang jelas untuk benar-benar fokus dalam mencapai tujuanmu. Tanpa tenggat waktu yang jelas, kamu tidak akan tahu di mana dan kapan harus memulai.
Buatlah kerangka waktu yang realistis untuk dicapai pada setiap tahapan proyek. Untuk menghindari maraton yang tidak pernah berakhir dalam sebuah proyek, setiap tahapan harus memiliki tenggat waktu yang pasti.
Keuntungan Menggunakan Metode SMART
Metode project management ini berfokus pada tujuan yang ingin dicapai dari proyek tersebut. Metode SMART adalah metode yang universal.
Menurut Project Manager, hal itu membuat metode ini dapat digunakan untuk proyek apapun. Berikut beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dengan menggunakan metode SMART.
1. Memperjelas visi akhir proyekmu
Tanpa visi dan penetapan tujuan yang tepat, proyekmu akan tidak terarah. Ini akan membuat proses pengerjaan proyekmu dapat memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.
Metode SMART akan membantumu mengidentifikasi dan menentukan tujuan apa saja yang harus dicapai dari proyekmu. Tujuan ini akan membuatmu lebih efektif dalam memanfaatkan biaya dan waktu.
2. Memungkinkanmu fokus terhadap proyek yang dikerjakan
Tujuan yang jelas memungkinkanmu fokus pada apa yang seharusnya dicapai. Selain itu, ini akan mencegahmu dari gangguan dalam pengerjaan proyek dan mencegah pemborosan sumber daya.
3. Memastikan proyek berjalan
Menyiapkan tujuan jangka panjang dapat memotivasimu untuk mencapai tujuan.
Ketika kamu merasa kehilangan motivasi, tujuan yang telah ditetapkan dapat menjadi motivasi untuk menyelesaikan proyekmu.
4. Membuatmu lebih disiplin
Jika kamu tidak memiliki disiplin yang tepat, sulit bagimu untuk mencapai tujuan tertentu.
Metode SMART yang berfokus pada tujuan akan membantumu disiplin dan fokus pada tujuan yang ingin kamu capai.
5. Mengingatkanmu pada prioritas
Mengetahui apa prioritasmu adalah cara pasti untuk mencapai tujuan. SMART membantumu menentukan apa yang menjadi prioritas dari proyekmu.
Ini akan memudahkanmu untuk mencapai tujuan dari proyek karena kamu dapat memahami apa yang perlu dikerjakan terlebih dahulu.
6. Memudahkanmu mengidentifikasi target yang tertinggal
Mengukur keberlangsungan proyek adalah hal yang mudah. Selain itu, lebih mudah untuk mengenali siapa yang berkinerja baik dan siapa yang membutuhkan bantuan dalam jangka panjang.
Jika kamu melewatkan satu langkah selama proses tersebut, akan lebih mudah untuk memetakan dan mengidentifikasi langkah mana yang terlewatkan ketika kamu memiliki tujuan tertentu.
7. Membagi tujuan besar menjadi tujuan kecil yang bisa dicapai
Menyelesaikan masalah yang besar akan lebih mudah jika dilakukan secara berurutan.
Melalui metode SMART, kamu bisa membagi tujuan besar yang ditetapkan menjadi berbagai tujuan kecil yang dapat dicapai.
Jangan mencoba melelahkan diri dengan mengambil proyek yang sangat besar. Cobalah untuk membagi proyek tersebut dalam kelompok-kelompok kecil.
